Аудит и мониторинг

Аудит качества– систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (ГОСТ Р ИСО 19011-2003 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента»).

Цели и задачи аудита

Аудит качества университета ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе качества, процессах или образовательных услугах. Отсюда основной целью аудита является сбор и анализ объективных свидетельств, которые позволят выявить несоответствия в системе менеджмента качества.

Исходя из основной цели, определяются и задачи аудита:

·         В ходе аудита необходимо определить действие и результативность системы менеджмента качества. Т.е. в ходе аудита определяется насколько внедрена система качества в организации, работает ли она, и помогает ли система качества достигать результатов по основной деятельности организации.

·         Аудит должен дать информацию об эффективности системы качества - т.е. аудит должен показать работает ли система качества именно как система, либо от этой системы работают только отдельные элементы, а все остальные требования выполняются только формально, либо не выполняется вовсе.

·         Необходимо определить уровень соответствия стандартам и процедурам СМК - т.е. аудит показывает, насколько близко к правилам, установленным в процедурах системы качества, выполняется работа в организации и есть ли различия между реальной работой и тем, что установлено в документации системы качества.

·         Следующей задачей будет являться проверка качества выполнения работ - т.е. в ходе аудита может проверяться соответствие результатов работ, тем требованиям, которые установлены в договорах или технических заданиях.

·         Аудит должен позволить оценить влияние изменений в организации на систему менеджмента качества - организация никогда не стоит на месте, в любой организации происходят какие-либо изменения. Эти изменения в той или иной степени могут влиять на систему качества. Аудит системы качества может показать, как эти изменения отразились на системе качества, происходят ли в системе качества изменения, адекватные изменениям организации.

Главный результат, к которому должен приводить аудит – это определение возможностей для улучшения в работе организации. Поэтому в любом аудите существенное значение имеют объективные свидетельства, которые аудиторы обнаруживают в ходе проведения аудита. Получить такие свидетельства можно только в том случае, когда критерии аудита и правила оценки несоответствий являются четкими и не допускают различного толкования.

Принципы проведения аудита

Проведение аудита в университете характеризуется использованием ряда принципов. Они делают аудит результативным и надежным инструментом при реализации политики и контроля менеджмента, предоставляя информацию, на основе которой организация может улучшать свои характеристики, а также являются предпосылкой для объективных заключений по результатам аудита. Приверженность этим принципам является непременным условием для вынесения надежных и обоснованных заключений по результатам аудита и для обеспечения того, что аудиторы, работая независимо друг от друга в аналогичных условиях, придут к аналогичным заключениям.

·         Этичность поведения(ethical conduct) – основа профессионализма. Существенным при аудите является ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность. Аудиторы не должны нарушать коммерческую тайну в отношении того, что им довелось увидеть или услышать; каждый эксперт (член комиссии) перед сертификационным аудитом подписывает обязательство (дает расписку) не разглашать конфиденциальную информацию, которая станет ему известна в процессе проверки.

·         Беспристрастность(fair presentation) – обязательство представлять правдивые и точные отчеты. Наблюдения аудита, заключения по результатам аудита и отчеты по аудиту правдиво и точно отражают аудиторскую деятельность. Представляется отчет (акт) о значительных трудностях, встретившихся при аудите и нерешенных разногласиях между аудиторской группой и проверяемой организации.

·         Профессиональная осмотрительность(due professional care) – прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита. Аудиторы проявляют внимание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, оказанным им заказчиком аудита и другими заинтересованными сторонами. Важным фактором является наличие необходимой компетентности. Аудиторы не должны давать конкретных советов проверяемым о том, как разрешать те проблемы, которые были обнаружены; это не входит в компетенцию аудитора (аудитор – от слова "слушаю"); возникшие проблемы – это дело проверяемых, и именно они несут ответственность за то, чтобы найти их решение и разработать необходимые корректирующие мероприятия; при внутренних проверках аудитор – сотрудник организации – может давать рекомендации, относящиеся к планируемым корректирующим мероприятиям, однако, будет лучше, если корректирующие мероприятия первоначально будут предложены проверяемыми, а затем согласованы с внутренним аудитором или скорректированы с его участием.

·         Независимость(independence) – основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита. Аудиторы являются независимыми от проверяемой деятельности и свободными от пристрастий и конфликтов интересов. Аудиторы поддерживают объективность мышления в течение процесса аудита, тем самым способствуя, чтобы наблюдения и заключения по результатам аудита были основаны только на свидетельствах аудита.

·         Подход, основанный на свидетельстве(evidence-based approach), – разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита. Свидетельства аудита проверяемы. Так как аудит проводится в течение ограниченного периода времени и с ограниченными ресурсами, они основаны на выборке имеющейся информации. Объем выборки тесно связан с надежностью заключения по результатам аудита

Задача проверки – добиться того, чтобы все было правильно. Если все было правильно до проверки, то тем лучше. Это экономит расходы, связанные с корректирующими мероприятиями. Если система менеджмента находится в дисгармонии, то никакой камуфляж не скроет этого от опытного аудитора.